Подотчет что это такое

Подотчетные суммы – Бухгалтерский учёт, Экономика, Финансы | Рефераты

Подотчет что это такое

 В финансово-хозяйственной деятельности предприятия часто возникают ситуации, когда требуется производить расходы через сотрудников. Для этих целей работникам выдаются определенные денежные суммы под отчет.

Поскольку в основном средства выплачиваются в наличной форме, то при данных операциях    возможность злоупотреблений максимальна.

Зная об этом, налоговые органы  особое внимание при проверке деятельности предприятия уделяют данному аспекту.

Целью данной работы является изучение основных понятий и положений по учету расчетов с подотчетными лицами. Для достижения данной цели необходимо проследить за:

·      порядком вы­дачи сумм под отчёт,

·      целесообразностью расходов,

·      направлением их списания,

·      своевременностью сдачи неиспользованных авансов сотрудниками,

Перед данной работой стоят задачи изучить

1.    Порядок предоставления подотчетных сумм.

2.    Отчетность подотчетных лиц.

Синтетический учет подотчетных сумм

1. Порядок предоставления подотчетных сумм

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия.

Размер этих сумм ограничен и определяется руководителем предприятия, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения.

Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Кассир выдает подотчетному лицу денежные средства на основании надлежащим образом оформленного приказа руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руко­водителя. При этом в приказе и заявлении должен быть указан срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций.

Указание срока необходимо для обоснования нахождения средств в подотчете определенное время, так как согласно действующему Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении сро­ка, на который они выданы, или со дня возвращения их из ко­мандировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.                      

На основании приказа руководителя, например, о направле­нии в командировку, или о нормах на отдельные виды предста­вительских расходов бухгалтером составляется смета, итог кото­рой после утверждения ее в виде аванса выдается подотчетному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером.

При составлении сметы следует учитывать действующие нор­мы командировочных расходов, нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятий и организаций для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации.

При компенсации затрат работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок средства в подотчет выдаются на основании приказа руководителя при предъявлении соответствующих документов (копии техпаспорта автотранспортного средства) с учетом действующих норм и оформляются также расходным кассовым ордером.

Аналогично оформляются выдачи средств работникам на хо­зяйственные нужды – например, закупку материалов основных средств, товаров и т. д., оплату услуг. При этом размер данных сумм обычно отграничен (их выдача предусмотрена сметой предприятия).

2. Отчетность подотчетных лиц

После проведения хозяйственно-операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в тече­ние 5 дней обрабатывается бухгалтером.

Целесообразность произведенных расходов подтверждается вышестоящим к подотчетному лицу должностным лицом. После проверки бухгалтером и определения суммы отчета он утвержда­ется руководителем предприятия, организации и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кас­су подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

В случае непредоставления отчета об израсходованных подот­четных средствах и невозвращения в кассу предприятия остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в предусмотренном действующем законодательством порядке.

К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

3. Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на синтетическом активно-пассивном счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”, сальдо которого отражает сумму задолженности подот­четных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещен­ного работнику перерасхода (кредитовое).

Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в разрезе каждого работника предприятия в ведомости Журнале-ордере по счету 71.

Журнал-ордер – комбинированный регистр бухгалтерского уче­та, который сочетает синтетический и аналитический учет с ли­нейной формой записи, то есть каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка, а записи, связанные с данной операцией (по мере представления авансового отчета, сдачи неиспользован­ных средств в кассу, получения денег в погашение перерасхода) производятся в этой строке.

Основанием для заполнения данного бухгалтерского регистра являются расходные и приходные кассовые ордера -при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет – при списании израсходованных сумм.

При этом по дебету счета 71 фиксируются полученные в под­отчет или в счет компенсации произведенных расходов денеж­ные средства обычно в корреспонденции со счетом 50 “Касса” (в этом случае возникает задолженность работника перед предприятием или погашается задолженность предприятия ему), по кредиту же – направление их расходования в корреспонденции с соответствующими счетами (при этом возникает задолженность работнику или погашается его задолжен­ность перед предприятием).

Ключевые слова страницы: как, скачать, бесплатно, без, регистрации, смс, реферат, диплом, курсовая, сочинение, ЕГЭ, ГИА, ГДЗ

Источник: http://ReferatZone.com/load/referaty/bukhgalterskij_uchjot_ehkonomika_finansy/podotchetnye_summy/26-1-0-826

/ Таможенное право / Подотчет что это такое

Согласно п.

11 Порядка: «Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Значит, в обязательном порядке в бухгалтерской службе организации должен быть приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право получить наличные деньги под отчет.

Срок, на который могут выдаваться суммы на хозяйственные расходы, законодательно не ограничен, однако такие сроки организация обязана устанавливать самостоятельно и закреплять это положение соответствующим приказом.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Основанием для выдачи подотчетных средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя организации о направлении работника организации в служебную командировку.
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Что такое подотчетные средства

Важно

ВАЖНО! За нарушение порядка выдачи средств подотчет, проверяющие вправе наложить штраф по статье 15.1 КоАП до 50 000 рублей на юридическое лицо. Как отчитываться работнику Допустим, что сотрудник уже представил заявление руководителю и получил одобрение.

Внимание

На основании приказа, кассир выдает наличные из кассы организации, либо бухгалтерия перечисляет на карту сотрудника. Совершая покупку, работнику нужно обязательно сохранять подтверждающие документы.

Когда сотрудник закончил траты, перед ним встает вопрос, как отчитаться за подотчетные деньги. Для этого он обязан составить авансовый отчет и представить его в бухгалтерию.
В документе следует указать: какую сумму он получил, сколько потратил и на какие цели, каков остаток. Приложить к отчету подтверждающую документацию (квитанции, чеки, товарные накладные, билеты и прочее).
Отчет проверяет ответственный бухгалтер или главбух.

Подотчет

Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью), и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.

В самом низу лицевой части авансового отчета появился так же новый раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами.
В расписке указываются Ф. И. О. подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах.

После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

Работаем с подотчетными средствами

На это отводится один месяц с даты окончания срока, на который был выдан подотчет (статья 137 ТК РФ). Если сотрудник не согласен с удержанием, или истек срок взыскания, спорные суммы можно взыскать через суд.

Сделать это необходимо в течение обычного срока исковой давности, установленного статьей 196 ГК РФ, то есть трех лет.

Бухгалтерский учет подотчетных сумм В соответствии с Планом счетов, учет расчетов с подотчетниками ведется на счете 71.
По дебету счета отражается задолженность сотрудника по полученным средствам.

При утверждении отчета подотчетные суммы списываются с кредита счета 71 в дебет соответствующих счетов бухгалтерского учета.

Как пишется «подотчет»?

Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета расположена таблица, в которой подотчетное лицо указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, расходе и остатке. Обратите внимание! Важным пунктом в данной унифицированной форме является предусмотренная строка 1а.

Она заполняется в том случае, если подотчетное лицо получило деньги в валюте, например, работник направляется в загранкомандировку. Сумма в этой строке указывается и в валюте, и в рублях.

Кроме того, лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета и суммы). Далее проверяется целевое расходование средств, наличие и правильное оформление оправдательных документов и расчетов, ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен.

Бухгалтерские и юридические услуги

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билетов на проезд, счетов на оплату жилья).

Унифицированная форма N АО-1, правила ее заполнения По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства в подотчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г.

N 55, с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы. Форма N АО-1 «Авансовый отчет» предназначена для применения юридическими лицами всех форм собственности (кроме бюджетных учреждений) и используется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Как пишется подотчет слитно или раздельно?

Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы. Расходование подотчетных сумм на иные цели не допускается.

Получая наличные денежные средства из кассы организации на какие-то определенные цели, подотчетное лицо в дальнейшем обязано отчитаться по расходованию данных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах должен быть сдан в установленные сроки.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

В отличие от ранее действующей формы авансового отчета новый бланк содержит реквизиты, предусматривающие отражение подотчетных сумм, как в рублях, так и в иностранной валюте. Рассмотрим порядок заполнения данного документа на конкретном примере. Пример. Предположим, что менеджер коммерческого отдела ООО «Бурбон» Мирчик М.

М. (табельный номер 31) 10 марта 2014 г. получила из кассы организации денежные средства на хозяйственные расходы (закупку картриджа) — 3000 руб. 11 марта 2014 г. Мирчик М. М. приобрела картридж за 2700 руб. (НДС не облагается) и сдала в кассу остаток неиспользованной суммы в размере 300 руб.

по приходному кассовому ордеру от 11 марта 2014 г. N 158. При покупке картриджа продавец розничного магазина выдал чек ККТ и товарный чек. Данные документы были приложены к авансовому отчету. Остатка по предыдущему авансу у Ивановой не было. Авансовый отчет от 11 марта 2014 г. N 15.

Подотчет что это такое

Ситуация, в которой директор учреждения отказывается отчитываться или возвращать денежные средства, встречаются не часто. Но если встал вопрос, как взыскать с директора подотчетные денежные средства, бухгалтеру бюджетного учреждения можено рекомендовать:

  1. Грамотно объяснить руководителю, чем грозит его поведение: административной, а в некоторых случаях и уголовной ответственностью, которая может стать причиной его отстранения от обязанностей.
  2. Рассказать о размерах штрафов, которые выпишут проверяющие, за нарушение кассовой дисциплины, за искажение финансовой отчетности.
  3. Напомнить, что невозвращенные средства могут быть направлены на другие важные расходы учреждения, в том числе на премии или развитие деятельности.

Удержать средства из заработной платы без распоряжения и согласия руководителя нельзя.

Кроме того, для установления устойчивых экономических связей невозможно обойтись без представительских расходов. А так как командировочные и представительские расходы неизменно связаны с подотчетом, то представляется логичным рассмотреть эти расходы в одной книге.

Искренне надеемся, что данная статья поможет практическим бухгалтерам снять часть вопросов, возникающих при отражении в учете операций, связанных с подотчетными суммами.

Что такое подотчетные средства Подотчетные лица — это физические лица, которым выданы наличные деньги, а также другие ценности с обязанностью представления отчета об их использовании (отсюда и понятие — «под отчет») (термин автора).

Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40.

Источник: https://strahovanie58.ru/podotchet-chto-eto-takoe/

Выплата подотчет: как оформляется передача наличных денег из кассы и как карту сотрудника?

Подотчет что это такое

Деньги, выдаваемые под отчет — это те средства, которые даются сотруднику на нужды того предприятия, где он трудится. Например, работникам могут ежемесячно отчисляться денежные средства на покупку канцелярских принадлежностей, каких-то запасных частей и т. д.

Под отчет или подотчет — как правильно?

В русском языке есть вариации написания и слитно, и раздельно.

Раздельно нужно писать в тех ситуациях, когда говорится о выданных средствах. «Деньги эти выдали под отчет». Или другой пример: «Иванов взял деньги под отчет».
Важно запомнить, что с глаголами «взять», «брать» «под отчет» всегда будет писаться раздельно.

А написание «подотчет» — это термин, которым пользуются в бухгалтерской среде. Им обозначаются денежные средства, за которые сотрудник обязан отчитаться.
Пример: «В подотчете у сотрудника Иванова есть 20 тысяч рублей».

Как оформляется выплата подотчет при выдаче из кассы, перечислении на карточку?

Для начала будет рассмотрен случай выдачи наличных денег под отчет сотруднику организации.

Из кассы

1. Бухгалтеру необходимо проверить, не имеется ли у работника, который хочет получить деньги под отчет, задолженностей. Если работник еще не рассчитался за выданную ранее сумму, новые деньги выдавать нельзя!

2. Сотрудник организации должен написать заявление о предоставлении денежных средств под отчет на имя руководителя организации.

Какой-то особой формы заявления нет, можно его сделать в произвольной форме. Главное, чтобы были указаны сумма денежных средств и на какой срок выдаются.

Если руководитель согласен на выдачу денег работнику, он ставит число и свою подпись. Без заявления выдача денег запрещена!

Образец заявления на выдачу денег подотчет:

3. Далее бухгалтер должен оформить расходно-кассовый ордер согласно форме КО-2. Такой ордер может оформить главный бухгалтер, бухгалтер, в обязанности которого это входит, кассир, физическое лицо, которое оказывает компании на основании договора бухгалтерские услуги или самим руководителем. Подписать расходный ордер может главный бухгалтер, бухгалтер или руководитель.

4. После кассиром проверяется правильность заполнения формы КО-2, если все правильно, кассир выдает наличные деньги сотруднику. На расходно-кассовом ордере должен расписаться и кассир, и сотрудник. Если на предприятии нет кассира, то подпись в ордере и выдачу денег производит руководитель.

Перевод на карту

Теперь будет рассмотрен случай перевода подотчета на банковскую карту. Можно переводить как на личную банковскую карту, так и на зарплатную.

1. Сотруднику необходимо написать заявление на имя руководителя, в котором нужно указать, на что будут израсходованы деньги, сумма денег, банковские реквизиты карты, срок предоставления суммы. Если директор согласен, он ставит на заявлении дату и свою подпись.

2. Когда бухгалтер проверит, что у сотрудника нет предыдущих задолженностей и руководитель предприятия одобрил его заявление, он может составлять платежное поручение. Обязательно нужно подробно указывать назначение денег, которые переводятся, чтобы при налоговом запросе не возникало каких-то проблем.

Платежное поручение о выдаче денег сотруднику на карту под отчет

Сроки сдачи отчета или неизрасходованных денег

Сотруднику необходимо предоставить авансовый отчет в течение трех рабочих дней со дня:

  • истечения срока, который был указан в заявлении на выдачу денег под отчет;
  • окончания командировки;
  • выхода на работу (если сотрудник был в отпуске или на больничном).

Авансовый отчет проверяется бухгалтером, главным бухгалтером или руководителем предприятия. Если все оформлено верно, проверяющий ставит на авансовом отчете дату и свою подпись.

Если оказалось так, что у сотрудника остались подотчетные деньги, их необходимо сдать в кассу в тот же срок, что и авансовый отчет, что уже было описано выше. Для того, что бы принять деньги в кассу, составляется приходно-кассовый ордер, который подписывается главным бухгалтером.

Процедура передачи подотчетной суммы другому лицу

Действующие на данный момент нормативные акты не содержат в себе запрета на передачу подотчетных денежных средств от одного сотрудника к другому.

Раньше это запрещалось законодательно, но после 2012 года стало фактически возможным.

Только вот при передаче денег от одного лица другому не оформляется никаких документов, поэтому на подотчетном лице, которое взяло деньги изначально, будет задолженность, что понесет за собой определенные взыскания.

Порядок подотчета при УСН

Очень часто те, кто пользуется упрощенной системой налогообложения, считают, что не нужно оформлять авансовые отчеты.

Является ли это правомерным? Так как те, кто пользуются упрощенной системой налогообложения освобождаются от ведения бухгалтерского учета, они не считают нужным оформлять первичные документы.

Ведь налог у них считается с доходов, а доходы эти рассчитываются кассовым методом, а поступление денежных средств не сложно проверить.

Но на основании ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, которые проводит организация, должны иметь документальное подтверждение. Те, кто пользуются УСН, должны так же заполнять все кассовые документы. Поэтому порядок подотчета при УСН такой же, как и при других системах налогообложения.

Источник: http://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/otchetnost/vydacha-deneg-podotchet.html

Выдача денег в подотчет

Подотчет что это такое

Очень часто хозяйствующие субъекты осуществляют часть своих расходов, связанных с их деятельностью, через представителей – работников, которым в подотчет выплачиваются денежные средства. Выдача этих денег строго регламентирована Порядком ведения операций по кассе, и проверяется соответствующими компетентными органами.

Для чего выдаются деньги в подотчет

Подотчетные суммы — это деньги, выдаваемые работникам предприятия для осуществления определенных расходов. Подотчетные лица устанавливаются в компании либо на основании приказа, либо прописываются в учетной политике.

Ими могут быть как работники организации, так и подрядчики, с которыми она заключила гражданские договоры. При этом в данных нормативных актах желательно также отразить виды расходов, на которые могут выдаваться средства и на какой срок.

Выплаты денежных средств работнику осуществляются на основании такого документа, как заявление о выдаче денег под отчет, в котором он обязательно должен указать для чего нужны эти средства. Подтверждением осуществления расходов является авансовый отчет, составленный работником. При чем основания в нем должны совпадать с целями, указанными в заявлении на выплату подотчетных сумм.

На какие цели могут выдавать деньги в подотчет

Законодательство определяет основные направления расходования денег, выплаченных в подотчет. На что могут быть выданы деньги в подотчет:

  • На служебные поездки (командировки). Сюда относятся выдача денег на проживание, питание, суточные и другие траты.
  • На оплату услуг и работ.
  • На покупку товарно-материальных ценностей.
  • На представительские расходы и т. д.

Внимание! Нельзя выдавать деньги на приобретение основных средств, а также для осуществления в крупных размерах расчетов между предприятиями и предпринимателями (свыше установленного лимита в размере 100000 рублей).

Подотчетные деньги выплачиваются сотруднику несколькими способами. Выдать деньги под отчет можно через кассу хозяйствующего субъекта. В этом случае применяется расходный кассовый ордер.

При выдаче наличными любой работник, независимо от занимаемой должности, должен составить заявление установленного образца с указанием целей выдачи и срока. Если оно будет отсутствовать, то при проверке может быть наложен штраф в 50 тысяч рублей. Написанный документ визирует своей подписью руководитель фирмы.

Внимание! Заявление директора отличается по формулировке, поскольку он не просит выдать ему подотчет, а устанавливает факт такой необходимости.

Кроме этого, в заявлении должно присутствовать пустое поле для бухгалтера, в котором он обязан сделать пометку – если или нет у данного работника задолженность по ранее полученным суммам. Запрещено выдавать сотруднику подотчет, если он еще не отличался по предыдущему разу! В противном случае контролирующие органы также могут выписать за это штраф до 50 тысяч рублей.

  Как зарегистрировать онлайн кассу – инструкция

Помимо выдачи наличными, допускается перечислить деньги подотчет на карту или расчетный счет работника. Для этого ему надо оформить заявление с соответствующей просьбой и приложить к нему платежные реквизиты.

Если такого документа не будет, то при проверке налоговый орган может посчитать, что было произведено перечисление дохода и удержать с этой суммы НДФЛ.

Также в платежном поручении в графе «Назначение платежа» должно быть указано, что это именно перечисление подотчетной суммы.

К сведению! Документом, подтверждающим расход подотчета с карты, является чек из терминала или банкомата, а также банковская выписка, которые прикладываются к авансовому отчету.

При перечислении на карту дополнительной суммы суточных, если командировка была по какой-либо причине продлена, писать еще раз заявление не нужно. Тем не менее, отчитаться по обеим суммам он должен будет одновременно во время подачи авансового отчета по командировке.

Если подотчетная сумма потрачена не полностью, то работнику нужно вернуть наличность в кассу после утверждения авансового отчета в бухгалтерию. Во время данной операции оформляется приходный кассовый ордер, а его реквизиты (сумма, номер, дата составления) должны быть указаны внизу на первой странице авансового отчета.

Сроки выдачи денег в подотчет

В законодательстве нигде четко не регламентировано на какой срок можно выдавать подотчетные деньги. Его предприятие может устанавливать самостоятельно, внеся соответствующий пункт в учетную политику. Кроме этого, работник обязан указать срок во время написания заявления на выдачу подотчетной суммы.

Выдавать деньги под отчет на какой срок определяется окончательно руководством предприятия, часто для каждого работника индивидуально. Руководитель фирмы не освобожден от обязанности составлять заявление на выплату наличности в подотчет, а также указывать точный срок.

Важно! Отчитаться по подотчетным суммам сотруднику надо не позднее чем через 3 дня по окончании указанного периода.

Источник: https://ip-on-line.ru/kassa/vydacha-deneg-v-podotchet.html

сумма выданная в подотчет

Подотчет что это такое

Чтобы оплатить мелкие расходы, такие как канцелярия, командировочные расходы, ГСМ от имени организации сотруднику нужна некоторая сумма выданная в подотчет.

Ведь несмотря на то что сегодня предприятия всё чаще оплачивают свои расходы в безналичном порядке, часть мелких трат, им все равно приходится оплачивать за наличные.

Оправдан ли такой подход к оплате расходов или нет, каждый субъект предпринимательства решает сам.

Для бухгалтера же самое важное — это грамотное оформление хозяйственной операции.

Давайте теперь посмотрим, как работает эта операция пошагово.

Кто такие подотчетные лица

Лицо, которому поручается оплата расходов (направленное в командировку) от имени организации  или ИП (индивидуального предприятия) становится подотчетным лицом.

Им может стать любой работник, который работает по трудовому или гражданско-правовому договору.

Что такое сумма выданная в подотчет

Сумма, выданная в подотчет – это подотчетная сумма. Она может быть выдана подотчетному лицу в кассе предприятия или перечислена на его банковскую карточку.

Обратите внимание! Положение ЦБР от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций» распространило обязанность ведение кассовых операций и на индивидуальных предпринимателей. Оно унифицировало порядок оформления отношений между работодателем и подотчетными лицами организаций и индивидуальных предпринимателей. Теперь он един для всех!

Как оформить выдачу деньги под отчет

Для того чтобы получить подотчетную сумму сотруднику необходимо написать заявление. Унифицированная форма этого заявление не утверждена, поэтому каждое предприятие или ИП должно самостоятельно разработать его форму и утвердить её в приказе об учетной политике.

В заявлении необходимо указать:

  • требуемую сумму,
  • цели, на которые она выдаётся,
  • срок, на который выдаётся эта сумма,
  • дату написания заявления.

Сотрудник подписывает это заявление у директора и передаёт его в бухгалтерию.

Получив заявление, бухгалтер проверяет правильность заполнения заявления, сверяет содержащие там подписи и проверяет наличие задолженности сотрудника по ранее выданным суммам и выписывает расходный кассовый ордер (КО-2) на требуемую сумму (либо перечисляет её на карту сотрудника).

Итак, здесь мы видим 2 главных условия, позволяющих сотруднику получить новую сумму в подотчет:

  1. наличие подписанного заявления,
  2. отсутствие у него задолженности по ранее полученным суммам.

Получив расходный кассовый ордер кассир, проверяет его, сверяет паспортные данные подотчетника и выдаёт ему требуемую сумму.

Оформите авансовый отчет

В истечении 3 дней после срока, на который были выданы деньги или по возвращении из командировки, подотчетник обязан отчитаться об их использовании.

Иными словами, он должен составить авансовый отчет установленной формы (АО-1) и приложить к нему подлинники документов, подтверждающих расходы.

Получив авансовый отчет, бухгалтер (а в его отсутствии – руководитель) сверяет:

  • своевременность представления отчета,
  • правильность всех указанных сумм,
  • целесообразность расходов,
  • наличие подтверждающих документов и наличие на них всех необходимых реквизитов, расшифровок, подписей и т. д.

И только после этого подписывает отчет и делает необходимые бухгалтерские проводки.

Сроки проверки авансового отчета и его утверждения устанавливаются руководителем в положении о внутреннем документообороте.

После утверждения авансового отчета, бухгалтер сможет вывести сальдо расчетов с сотрудником.

Сотрудник потратил больше, чем получил под отчет

Если при проверке отчета выяснится, что кроме сумм выданных в подотчет сотрудник потратил и собственные деньги, то сумма перерасхода выплачивается ему по расходному кассовому ордеру (КО-2).

Если выданная сумма не была полностью израсходована

Все неизрасходованные за установленный срок деньги должны быть возвращены в кассу организации или ИП по приходному кассовому ордеру (КО-1) в установленный срок.

В противном случае, невозвращенная сумма удерживается из заработной платы сотрудника в соответствии со ст.137 Трудового кодекса.

Однако сделать это можно только:

  • в течении 1 месяца после истечения срока установленного для возврата денег,
  • при условии, что сотрудник не возражает против этого удержания.

При невыполнении хотя бы одного из этих условий  деньги можно вернуть только через суд.

Сумма удержания не может превышать 20% от заработной платы, выдаваемой на руки.

Источник: http://www.vashbuhuchet.ru/summa-vydannaya-v-podotchet/

ЭкспертЗакона
Добавить комментарий