Реестр рассылки приказов образец

Как правильно составить реестр документов образец – СИЗ, нормы, инструкции

Реестр рассылки приказов образец

Как составить опись вложения, отправляя документы заказным письмом. Советы, рекомендации, практический опыт. (10+)

Отправка документов почтой с описью вложения

‘);

Оглавление :: Поиск

Отправить официальные документы почтой с описью вложения может понадобиться в следующих случаях:

  • Если такая форма отправки определена законодательством. Например, отчеты в налоговую инспекцию.
  • Если такая форма переписки определена договором.
  • Если возникла конфликтная ситуация и необходимо зафиксировать факт отправки документов.

Во втором случае, даже если конфликта пока нет, нужно аккуратно относиться к переписке, так как проблемы могут возникнуть в будущем, и потребуется подтвердить, что переписка велась в полном соответствии с договором.

Рекомендации по составлению описи

Составляя опись вложения, старайтесь указывать индивидуальные черты документов, которые Вы отправляете, чтобы можно было впоследствии установить, те ли документы подшиты в архив Вашего корреспондента, которые Вы отправляли.

Помните, что даже если нет какой-то конфликтной ситуации, сотрудники просто склонны терять бумаги, а потом, чтобы избежать наказания, их подделывать.

В описи постарайтесь описать документ так, чтобы его невозможно было подделать или заменить.

Обязательно укажите название и исходящий номер документа в Вашем учете (если он есть), а также то, что он прошнурован и пронумерован, если он состоит из нескольких страниц. Например, ‘Официальная претензия с заключением экспертной комиссии исх номер 235. Комплект прошнурован и пронумерован’.

Уведомление о вручении будет достаточным основанием, удалить или заменить листы получатель не сможет, так как не сможет заново прошнуровать документ и поставить Вашу подпись или подпись Вашего сотрудника и печать Вашей компании.

Если документ, направляемый почтой с описью вложений, имеет всего одну страницу, то обязательно напишите, что это подписанный оригинал. Нужно писать так: ‘Оригинал заявки с подписью’ или ‘Жалоба с подписью, заверенной нотариально’, а не так ‘Заявка’, ‘Жалоба’. Если писать по второму варианту, то Вы никогда не сможете доказать, что на самом деле Вы направляли.

Если документ содержит несколько листов, то его нужно прошнуровать и пронумеровать. Прочтите, как правильно прошнуровать документ.

Отправляя письмо в налоговую инспекцию, особенно беспокоиться, что там подменят листы, не стоит. В налоговой просто нет людей, заинтересованных в такой подмене. Но если Вы направляете жалобу, претензию, какое-то распоряжение или подписанный договор, то ситуация может сложиться так, что Вашему контрагенту покажется интересным осуществить фальсификацию.

Пример описи вложения

Опись

Вложения в ценное письмо

Куда 111111, г. Мохнанск, Проезд Медведей, д. 1

На имя Генеральному директору ООО ‘Торф и грунт А’ Иванову М. Е.

N п/пНаименование предметовКоличество предметовЦенность (руб.)
1Подписанный оригинал рекламации110
2Подписанный оригинал требования о выплате компенсации110
3Нотариально заверенная прошнурованная копия заключения экспертной комиссии по качеству110
4Ксерокопия стандартов качества110
Общий итог ценности40(цифрами)
Отправитель____________________________(подпись)
Проверил____________________________(подпись работника связи)

Дополнительные советы по написанию

Обратите внимание, что почта не может отказать Вам в том, чтобы включать в опись полное название документа.

Дополнительно я рекомендую отправлять документы с уведомлением о вручении, чтобы у Вас был документ от почты, подтверждающий доставку.

https://www..com/watch?v=FR8qMPIHTrY

Обязательно храните описи вложения и уведомления о вручении.

Я занимаюсь дистанционным консалтингом. Мы разрабатываем различные документы (регламенты, процедуры) и отправляем их заказчику по почте с описью вложений. Документы считаются переданными, если они отправлены по почте. Была пара случаев, когда заказчики хотели получить свои деньги обратно на том основании, что комплекты чего-то не содержат (хотя на само деле они все содержали).

Обычно такая ситуация связана с тем, что у заказчика меняются приоритеты, и ему уже не нужны заказанные и оплаченные документы. Есть соблазн отказаться от документов и вернуть оплату.

Но направление в ответ ксерокопии такой почтовой описи вложений (с указанием того, что документы прошиты) снимало все вопросы, так как заказчик понимал, что подделать шнуровку (а мы можем доказать ее наличие на основании описи), ему не удастся.

(читать дальше…) :: (в начало статьи)

Оглавление :: Поиск

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. . сообщений.

Добрый день! Подскажите, если в описи отправки претензии стоит наименование документа и упоминание, что каждый лист подписан отправителем, то исчезает вероятность подмены листов претензии у получателя? Читать ответ…

Еще статьи

Как оформить расписку о передаче документов. Пример, шаблон…
Как правильно оформить расписку при передаче документов. Пример, шаблон, образец…

Советы по составлению деловых текстов. Особенности, образцы….
Особенности написания официальных и деловых документов. Примеры текстов в формал…

Жалуемся. Жалоба, претензия. Куда, кому, как. Правильно составить, нап…
Жалоба. Как составить и подать жалобу, чтобы получить нужный результат? Как прав…

Как выглядеть на работе? Что носить, одевать, надеть в офис? Одежда дл…
Одежда для карьеры. Как правильно выглядеть, чтобы Вас уважали и любили в офисе …

Жалобы, претензии. Типовой порядок, регламент рассмотрения. Положение….
Типовой порядок рассмотрения жалоб и претензий.

Опись документов

Шаблон для адаптации….

Объяснительная записка об опоздании на работу…
Пример объяснительной записки, которую я в свое время написал моему руководителю…

Должностная инструкция. Форма, структура, шаблон, пример, образец, тек…
Шаблон должностной инструкции. Структура для наполнения содержанием….

Акт приема-передачи документов – официальный вид документов, согласно которому фиксируется передача деловой документации из одних рук в другие. Акт является неотъемлемой частью любого договора, составленного между контрагентами. Составляется документ по просьбе организации, нуждающейся в определенных документах.

Данный вид документа имеет юридическую силу.

Опись документов: правила использования и оформления

Таким образом, если после подписания акта приема-передачи документации между сторонами могут возникнуть какие-либо споры и недоразумения относительно подписанных ранее документов, акт будет является официальным документом при рассмотрении споров суде.

Законодательством Российской Федерации не предусмотрено официально установленной формы акта приема-передачи документации. В связи с этим любое предприятие имеет право самостоятельно разработать данный документ. В обязательном порядке акт должен включать в себя следующие реквизиты:

  • название документа;
  • текущая дата составления документа;
  • место составления документа;
  • полное название предприятия, составляющее акт приема-передачи документации;
  • наименование должности и ФИО лица, которое непосредственно занимается составлением данного документа;
  • полное название предприятия, которому адресован документ;
  • наименование должности и ФИО лица, которому непосредственно адресован документ;
  • перечень документов, передающихся от одного лица (физического или юридического) другому;
  • присвоенные регистрационные номера перечисленных документов;
  • подписи ответственных лиц (передавшего и получившего документ);
  • оттиск печати организации, которая составила акт приема-передачи документации.

Так же следует указать, какое количество экземпляров тех или иных документов передается. Большое внимание следует уделить документам, которые передаются в оригинале.

Данный факт так же следует отобразить в акте, на случай, если документы будут утеряны, и в дальнейшем последует разбирательство в вышестоящих органах.

Поэтому, целесообразно снимать копии со всех передаваемых документов во избежание потери.

Т.к. документ является двусторонним, составлять его необходимо в двух экземплярах. Один из них остается у организации, которая занималась составлением документа, а другой передается организации, для которой предназначается акт приема-передачи документации.

Как составить опись документов для передачи в другое предприятие

Опись документов для налоговой – это документ, который составляется налогоплательщиком по запросу налоговой службы и прилагается к документам, указанным в нем.

Налоговая служба  имеет полное право потребовать у налогоплательщика определенный пакет документов с целью проверки начисления им налоговой базы по всем или отдельному виду налогов.

Как правило, требуются документы за определенный период времени, о чем обязательно должно быть указано в запросе.

https://www..com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Унифицированной формы описи не существует, она составляется на фирменном бланке налогоплательщика или стандартном листе. В правом верхнем углу указывается, куда и на имя кого направляются документы, сопровождаемые описью. Как правило, опись направляется на имя руководителя налоговой службы соответствующего региона.

Опись документов используется совместно с описью вложения в письмо, если документы высылаются по почте. В этом случае опись документов дополнительно детализирует состав передаваемых документов, в то время как опись вложения содержит обобщенный список.

В левом углу проставляется дата составления описи и ее регистрационный номер в документообороте налогоплательщика.

Основной текст документа рекомендуется начинать со слов «Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов….».

В основном тексте необходимо указать номер и дату запроса, полученного от налоговой службы, к исчислению налоговой базы по какому именно налогу имеют отношение направляемые документы, а также за какой отчетный период они направляются.

В перечне документов, напротив каждого из них указываются количество листов и экземпляров документа, проставляется отметка о том оригинал это или копия, а также отмечается есть ли на них печать. Опись подписывается руководителем организации налогоплательщика.

Стоит отметить, что после получения документов сотрудником налоговой службы нелишним будет попросить расписку, подтверждающую его, заверенную подписью и печатью. За непредставление затребованных документов налогоплательщику грозит штраф согласно п.1 ст.

126 Налогового кодекса РФ.

Источник: https://obd2bluetooth.ru/opis-dokumentov-obrazec/

Опись и учет передачи документов

Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:

  • документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
  • договорные документы;
  • учредительные и корпоративные документы;
  • внутренние организационные документы;
  • документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.

Источник: http://rossiz.ru/kak-pravilno-sostavit-reestr-dokumentov-obrazets/

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Реестр рассылки приказов образец

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

  • возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
  • возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
  • придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • систему планирования;
  • порядок и структуру отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

  • назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны;
  • проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

граф примерно следующее:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
  3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
  4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
  5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
  6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги.

Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О.

лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

  • исправлений;
  • подчисток;
  • необоснованных зачеркиваний;
  • откорректированных записей;
  • разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Образец книги регистрации приказов по основной деятельности

Источник: https://ppt.ru/forms/prikazi/journal

Реестр писем на почту

Реестр рассылки приказов образец

В мои обязанности входит также и отправка корреспонденции.
Я уже писала о переадресации на почте.

Сегодня напишу об отправке заказных писем по реестру.

Помню, что раньше (года 2 назад) реестры заказных писем можно было составлять в произвольном порядке, но с наличием некоторых обязательных граф.
Подробно об этом писать не стоит, так как те времена прошли, и теперь существует определенная форма, в которой надо предоставлять на почту реестры при отправке заказной корреспонденции.

Реестр заказных писем Реестр представляет собой таблицу. Наименование таблицы включает в себя наименование организации, которая отправляет письма (а именно фраза: “Заказные письма ООО «Организация»”), дату отправки, обозначение почтового индекса (например, 614000 — индекс г.Пермь)

Вот наименования столбцов, которые должны быть в этой таблице, так называемая “шапка”:

Форма реестра почтовых отправлений для передачи в подразделение ФГУП “Почта России”

Номер по порядку. Такой столбец, я считаю, должен быть в любой таблице Гораздо приятнее и удобнее пользоваться таблицей, где четко проставлена нумерация строк.
2. Наименование страны назначения и город.

Именно так звучит название второго столбца. Но практика не требует указания наименования страны. Во всяком случае, я не указываю, что письма идут по России А с меня этого и не требуют.

Адрес назначения должен быть полным, с указанием индекса.

3. Третья графа Наименование получателя. Здесь следует указать название организации, в чей адрес направляется письмо, или полные Имя, Фамилия, Отчество получателя (если письмо для физического лица).

4. Номер идентификатора.  Это номер ШПИ, который вам должны выдать на почте. Опять-таки раньше эти “штрих-коды” выдавались организациям без учета.

Если мне надо, я просила, мне давали пару листиков Сейчас же для того, чтобы получить ШПИ нужна доверенность от организации на человека, который отправляет заказные письма, т.е.

на меня По доверенности я получаю на почте эти так называемые “штрих-коды” (на самом деле, это упрощенное и не совсем верное название ), затем на каждое заказное письмо наклеиваю по 1 “штрих-коду”, и вот этот-то номер я и заношу в столбец № 4 — номер идентификатора.

5. Далее указывается вес письма в килограммах. То есть, если письмо весит 20 грамм, то я пишу 0,020 кг. От веса письма зависит стоимость пересылки (о тарифах напишу позднее, тоже важная тема, я думаю).

6. Плата за пересылку. Это последний столбик реестра, в него надо писать цену письма. Например, 24,15 рублей — минимальная плата за пересылку заказного письма.

Ниже таблицы надо указать следующие данные: 1. Общее количество заказных писем; 2. Плата за пересылку (общая сумма стоимость всех заказных писем по реестру цифрами и прописью); 3. Отправитель (должность, подпись и расшифровка подписи);

4. Печать организации-отправителя.

Реестр писем на почту требуют в 3 экземплярах, один из которых, после оформления, отдадут вам.

Отправка заказных писем

В чем главное отличие почтовой рассылки заказной корреспонденции от простой?

Каждому письму в конверте на этапе подготовки почты к отправке присваивается уникальный почтовый идентификатор (ШПИ), который заносится в единую систему контроля и учета «Почты России».

Используя этот идентификатор, можно отследить прохождение почтовым отправлением основных операций («прием», «сортировка»,«вручение» и т. д.) и их географию.

Подробнее об этом можно узнать на официальном сайте «Почты России».

Пожалуй, самое главное отличие и преимущество заказной от простой рассылки — подробная отчетность о проведении почтовой рассылки.

Отправитель заказной корреспонденции получает полный и подробный список («форма 103»), где указан получатель и его адрес, вес, почтовый тариф письма, ШПИ, дата приема и т. д.

На список ставится штемпель принявшего почтового отделения и подпись ответственного сотрудника почты. Наличие такого списка является основным подтверждением факта отправки заказного письма конкретному получателю в определенную дату, что крайне необходимо для многих компаний.

Бланк список почтовых отправлений ф. 103

Это могут быть важные сообщения и уведомления клиентам, должникам, судебные документы и пр.

В случае если необходимо получить развернутый отчет о том, где и когда каждое конкретное письмо проходило точки контроля, компания «ФорПост», предоставит его вам, запросив из системы регистрации отправлений «Почты России» необходимую информацию и передав вам в удобном формате.

Если отправка заказных писем с присвоенным почтовым идентификатором была потеряно «Почтой России», вы можете обратиться с запросом или претензией, указав его номер, на что вам должен быть выдан официальный ответ. Наличие такого ответа вляется подтверждением добросовестного исполнении ваших обязательств по отправке корреспонденции, пожалуй, для любой инстанции.

Заказное письмо с уведомлением

Уведомление скрепляется с конвертом заказного письма так, чтобы при вручении можно было их аккуратно разъединить, и с подписью получателя либо объяснением причины невручения, отправить обратно отправителю.

За пересылку такого уведомления «Почта России» взымает отдельный тариф. Как правило, он близок к стоимости пересылки обычной почтовой карточки. По сути, уведомление такой карточкой и является, а изготавливается из плотной бумаги (около 300г/м2). Подробнее о стоимости отправки заказных писем и уведомлений на нашей странице Цены.

Выполняя работы по отправка заказных писем с уведомлением, сотрудники «ФорПост» не только изготовят почтовые уведомления необходимого формата, но и нанесут на них информацию об отправителе и получателе, уникальный почтовый идентификатор, скрепят заказные письма и уведомления в строгом соответствии с правилами. Все должно быть сделано так, чтобы работники почтовых отделений имели как можно меньше шансов допустить ошибки в обработке принятой корреспонденции!

Что нужно знать, собираясь отправить заказные письма?

Правила отправки писем одинаковые для всех регионов России. Регистрируемые почтовые отправления (РПО) хранятся на почтовом отделении адресата 30 календарных дней, разряда «Судебное» — 7 календарных дней, заказные письма Пенсионного фонда РФ — 60 календарных дней. Если в течение 5 календарных дней (3 для «Судебного») получатель за РПО не явился, ему доставляется вторичное извещение.

Реестр почтовых отправлений

Приложение N 3 к Приказу ФНС РФ от 25.02.2009 N ММ-7-6/86@

ФОРМА РЕЕСТРА ПОЧТОВЫХ ОТПРАВЛЕНИЙ ДЛЯ ПЕРЕДАЧИ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ФГУП “ПОЧТА РОССИИ”

———————— Список N _____ ¦¦ ¦СПИСКА EAN-13> ¦ ———————— ___________________________ адресованные в ________________________________ (вид почтовых отправлений) (номер отделения почтовой связи) Отправитель: ————————————————————————— ¦ N ¦ Кому/Куда ¦ Номер идентификатора ¦ Масса ¦ Плата ¦ N з/п ¦ ¦ п/п ¦ ¦ ¦ (г) ¦(руб.) ¦ ¦ +——+——————-+———————-+——-+——-+——-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——-+——————-+———————-+——-+——-+——— Итого: ХХХХХ YYYYYY ————————————————- ¦Образ факсимиле ЦОД ¦ ————- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ————- ¦ ¦ оттиск ¦ ¦ календарного ————————————————- штемпеля

Источник — Приказ ФНС России от 25.02.2009 № ММ-7-6/86@

Адресный ярлык для пакета. При пересылке мелких пакетов потребуется заполнить специальный бланк адресного ярлыка. Следует обратить внимание на то, что все поля бланка должны быть заполнены латинскими буквами. Необходимо внести сведения об отправителе: фамилию гражданина или наименование организации, страну, населенный пункт, адрес и почтовый индекс.

Форма 103. Список для отправки партионных почтовых отправлений

А также данные получателя: фамилию, страну, штат, регион, провинцию, населенный пункт и почтовый индекс. При заполнении данных получателя отправитель должен указать в специальной строке название страны адресата на русском языке.

  • Адресный ярлык для посылки или бандероли. Заполняется также латинскими буквами и содержит те же графы, что и бланк, предназначенный для отправки заграницу мелкого пакета.

  • Сопроводительный адрес. Требуется при пересылке международных отправлений с объявленной ценностью. Заполняется латинским и буквами. Помимо данных об отправителе и получателе необходимо будет заполнить параметры отправления, где указывается объявленная стоимость отправления и сумма наложенного платежа.

  • Таможенная декларация. Бланк прилагается к отправлениям, пересылаемым заграницу, и заполняется латинскими буквами. Декларация содержит данные о категории отправления: подарок, документы, коммерческий образец товара, прочее.

    Также отправителю необходимо будет внести данные о наименовании предметов, их количестве и объявленной ценности (в случае пересылки ценного отправления).

    Если отправитель не объявляет ценность отправления, то в графе «Объявленная ценность» необходимо поставить прочерк.

  • Претензионное заявление. Претензионное заявление для международных отправлений идентично претензионному заявлению, которое заполняется в случае возникновения претензий при пересылке отправлений по территории РФ. Заполняется бланк на русском языке.

  • Бланк для международных EMS-отправлений. Бланк заполняется латинскими буквами и помимо данных об отправителе и получателе содержит такую графу как категория отправления. В эту графу необходимо внести сведения о типе пересылаемого предмета. Для выбора доступны следующие категории: подарок, документы, коммерческий образец товара, возврат товара, прочее.

    Отправителю необходимо будет также указать наименование пересылаемых предметов, их количество, стоимость и вес. Также потребуется выбрать действие, которое необходимо будет осуществить, в случае если отправление невозможно доставить получателю.

    Это может быть возврат отправления (платная услуга) или оставить невостребованным (для отправлений без объявленной ценности).

  • Образцы сопроводительных документов

    Источник: https://bookerlife.ru/reestr-pisem-na-pochtu/

    Опись и учет передачи документов

    Реестр рассылки приказов образец

    Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:

    • документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
    • договорные документы;
    • учредительные и корпоративные документы;
    • внутренние организационные документы;
    • документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.

    Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).

    Порядок передачи документов по описи

    На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов, образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:

    • № п/п,
    • Наименование документа,
    • Количество листов в документе,
    • Уточняющие сведения.

    Скачать образец описи переданных документов

    Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, т.е. сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения.

    Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов.

    Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.

    Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel (скачать бланк описи переданных документов) . Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом .

    Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов. Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.

    Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:

    • наименование документа;
    • номер, дата и место составления;
    • перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
    • наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
    • подписи ответственных лиц, печати.

    Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.

    К чему приводят неучтенные документы?

    Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости их восстановления.

    Реестр передачи документов в электронном виде

    Модуль «Юрайт: Управление делами юрлиц» позволяет формировать:

    1. Образец описи переданных документов по организации в электронном виде:
      Удобство данного отчета в том, что в том случае, когда документ находится на руках у исполнителя, в отчете «опись документов» будет отражена информация об этом. Причем опись документов можно сформировать как по одному конкретному юрлицу, так и по всем организациям сразу. Таким образом, данный отчет представляет собой готовой бланк реестра передачи документов.
    2. Акт или протокол передачи конкретного экземпляра документа исполнителю: Сформированный протокол передачи документов удобно сразу распечатать, подписать у исполнителя, отсканировать и сохранить в программе. За N дней и часов до (либо после) истечения срока возврата документов исполнителем возможно настроить оповещение любым удобным способом (по почте, в программе или по SMS), которое напомнит выдавшему или получившему сотруднику документ о необходимости его возврата:

    Вас также могут заинтересовать:

    Источник: https://you-right.ru/stati/dela-yurlic/opis-i-uchet-peredachi-dokumentov

    Реестр приказов образец – Правовой портал

    Реестр рассылки приказов образец
    Но, как показывает практика, возникают различные ситуации, в разрешении которых нередко заинтересованы обе стороны, т. е. работодатель и работник предприятия. На этой почве иногда происходит вынужденное нарушение регистрационного порядка. Рассмотрим несколько возможных вариантов.

    1. Если на предприятии нет дальнейшей регистрации приказов, то распоряжение можно сделать задним числом.
    2. Если на предприятии есть дальнейшая регистрация, тогда можно сделать служебную записку на имя руководителя с объяснением причин и зарегистрировать приказ текущим числом.

      Второй вариант хорош тем, что в случае проверки пояснительная записка будет оправданием сложившейся ситуации перед контролирующими органами.

    Журнал регистрации приказов по основной деятельности Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности Журнал регистрации приказов по основной деятельности Названный журнал должен вестись на предприятии в обязательном порядке, т. к. позволяет максимально оптимизировать работу с распорядительными документами по основной деятельности предприятия, в том числе:

    • оценить общее число зарегистрированных приказов данного вида;
    • осуществить быстрый поиск того или иного распорядительного документа;
    • зафиксировать факт издания приказа, чтобы в дальнейшем иметь возможность подтвердить его юридическую силу.

    Журнал регистрации приказов

    Внимание

    Существует несколько родовых видов приказов:

    • Приказы по личному составу.
    • Приказы по линии основной деятельности
    • Приказы по ведению административно-хозяйственной деятельности.

    Они в свою очередь делятся по длительности сроков хранения. Так, приказы по личному составу об устройстве на работу, увольнении и т.п.

    хранятся 75 лет, тогда как приказы о предоставлении отпуска, наложении взыскания и т.п. хранятся 5 лет. Столько же хранятся приказы регламентирующие административно-хозяйственную деятельность. Приказы по направлению основной деятельности хранятся до замены их отменяющими или новыми.

    Однако для того чтобы придать приказу юридическую силу, нужно его сначала зарегистрировать.

    Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

    Делопроизводство является рутинной, но необходимой частью повседневной деятельности любой организации. Одним из видов такой деятельности является регистрация приказов, рассмотрим его поподробнее.

    Виды приказов В общем виде, приказ — это акт управления, имеющий правовой и обязательный к исполнению характер, распространяющийся на сотрудников юридического лица, руководителем которого он был издан.

    По содержанию приказы подразделяются на нормативные (общего характера, например, содержащие должностные инструкции, регламентирующие распорядок рабочего дня и т.п.

    ), а также индивидуальные (личного характера, например, по постановке задач конкретному лицу, назначении ответственных, за определенные направления деятельности лиц и т.п.).

    Журнал регистрации приказов по основной деятельности

    Важно

    Ф.И.О. лица, которое внесло соответствующую запись». Регуляторная политика Согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 был утвержден Перечень документов, что образовываются в процессе деятельности предприятия.

    Одним из ключевых положений этого нормативного акта является установление сроков их хранения. Таким образом, в отношении журналов регистрации, которые связаны с распорядительной документацией в отношении личного состава, были предусмотрены два разных срока, в 5 и 75 лет.

    По причине разных периодов хранения, рекомендуется оформление одновременно двух форм журналов регистрации приказов. Порядок нумерации распоряжений законом или Перечнем не предусмотрен.

    Тогда как, согласно Типовой инструкции по делопроизводству, которая утверждена приказом Росархива от 27.11.00 № 68, распоряжения нумеруются порядковой нумерацией, но в рамках календарного года.

    Журнал регистрации приказов по личному составу

    Титульный лист журнала регистрации должен предусматривать следующие атрибуты:

    • организационно-правовая форма и название компании;
    • наименование вида регистрируемых распорядительных документов (в данном случае — приказов по основной деятельности);
    • дата начала и окончания ведения журнала;
    • должность и Ф.И.О. сотрудника, ответственного за ведение журнала регистрации;
    • продолжительность периода хранения.

    Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности можно найти ниже по ссылке: Журнал регистрации приказов — шаблон.

    Итак, журнал регистрации приказов по основной деятельности должен вестись в любой организации.

    При этом законом не установлена типовая форма названного документа, поэтому каждая организация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно. Журнал можно вести на бумажном носителе или в электронном формате.

    Реестр приказов

    В дело № 04-02 от 10.02.2010 Методика ведения Основными этапами по организации делопроизводства выступает:

    • Организация документооборота, т. е. оптимального движения подготовленной документации внутри предприятия.
    • Документирование хозяйственно-распорядительной деятельности.
    • Обеспечение сохранения документации.

    Стандартная процедура оформления документов предусматривает участие многих сотрудников предприятия. Делопроизводство и его организация находится в зоне ответственности службы делопроизводства.

    К тому же это название носит условный характер, и в зависимости от размера предприятия или возложенных на нее функций может быть как общим отделом, так и канцелярией. В небольших организациях эта функция, как правило, возлагается на секретаря.

    На начальном этапе необходимо установить единые правила работы с документацией.

    Журнал регистрации приказов образец скачать

    К примеру, учет трудовых книжек, регистрация командировочных удостоверений и платежных поручений проводится в специально разработанных для них формах журналов. Как оформить журнал регистрации приказов по личному составу Обязательным элементом приказа является номер, который должен быть уникальным и регистрироваться в журнале.

    Номер может содержать не только цифры, но и буквенные обозначения. Как правило, буквенными обозначениями указывают на тип приказа или уточняют принадлежность приказа к одному из структурных подразделений компании.

    Каждое предприятие может придумать свою собственную кодировку, которая поможет быстро ориентироваться в документации.

    Журнал регистрации приказов образец рк

    Кроме того, если согласно процедуре, номера распоряжений присваиваются автоматически во время их формировании в программе 1С, тогда ведение такого журнала в бумажном варианте необязательно. Виды журналов регистрации приказов с образцами Сегодня различными отделами кадров, используются следующие формы журналов регистрации:

    • О приеме, переводе, расчете персонала.
    • О предоставлении отпусков.
    • О командировке персонала.
    • О поощрении и наложении дисциплинарных взысканий.

    Образец журнала регистрации распоряжений о приеме на работу: Рег.

    номер Дата регистрации Краткое содержание Исполнитель Куда передан приказ Расписка в получении (дата, подпись) Отметка о помещении в дело 3-лс 10.02.2010 О приеме на работу Инспектор по кадрам Васильева О.Н. Бухгалтерия Кот И.К.

    Источник: https://pravo-urfo.ru/gosudarstvo/reestr-prikazov-obrazec-territoria-prava-ru.html

    Реестр документов – порядок применения и правила оформления

    Реестр рассылки приказов образец

    В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

    На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

    В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

    Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

    Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению. По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись.

    Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

    • Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
    • Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.

    Назначение

    Скачать образец бланка реестра документов (форма 0504053).

    В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

    Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).

    Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

    Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

    Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).

    Образец оформления реестра документов

    Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

    • хранение документации;
    • учет;
    • передача либо выдача третьему лицу по требованию.

    Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

    • для регистрации ИП
    • регистрации ООО

    Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

    • Ведение бухгалтерии для ИП
    • Ведение бухгалтерии для ООО

    Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
    Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

    Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

    Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

    1. Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
    2. На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
    3. На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.

    Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

    В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

    Правила оформления и составления

    Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:

    В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

    Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

    Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.

    В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).

    Правила ведения

    Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

    • проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
    • присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
    • внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.

    Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:

    • если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
    • при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.

    Кроме того важно помнить о таких моментах, как:

    • лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
    • вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
    • необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.

    и структура

    Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.

    Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.

    В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

    • содержание. Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
    • регистрационный номер. Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою производительность труда;
    • дата занесения в реестр. Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.

    Особенности составления и содержания реестра для передачи документов

    Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи.  Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.

    Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.

    Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.

    Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.

    Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.

    Преимущества использования

    На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

    В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

    Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

    На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.

    Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

    Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям.

    Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

    Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:

    Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=12416

    ЭкспертЗакона
    Добавить комментарий